Información y Empresa

Recientemente he descubierto la gran utilidad de un Wiki como centro de documentación en la empresa. Es una idea que lleva tiempo rondando, pero yo la estoy empezando a aplicar.

El concepto básico de Wiki, por si alguien no lo conoce, es crear páginas de información por los propios usuarios. Cualquiera puede llegar y añadir páginas de forma muy simple o editarlas. Si unimos a ello un buscador integrado, las posibilidades son enormes.

El mejor ejemplo en Internet es la conocida Wikipedia, una enciclopedia formada con las aportaciones de todos los visitantes. Obviamente hay sistemas de control para que el contenido tenga un mínimo de calidad.

En una empresa, el uso para sistemas de Documentación de procesos, o programas, o cualquier otra cosa es perfecto. Se pueden ir añadiendo páginas según es necesario, y enriqueciéndolas con las aportaciones de todos los que las usan. De hecho los usuarios pueden añadir páginas completas con aquello que consideren necesario.

Obviamente también se puede tener un solo editor, o grupo de ellos, y permitir acceso de solo lectura para el resto de usuarios.

En cualquier caso es conveniente tener a alguien que controle el proceso, ya que si bien añadir o editar páginas es extremadamente simple, el mantenimiento es ligeramente más complejo. Se deben comprobar las revisiones y añadidos por si alguno fuera incorrecto, añadir enlaces donde sea necesario, corregir errrores de los usuarios, etc.

La ventaja es que esto lleva mucho menos tiempo que redactar uno mismo todo el texto, asegurarse de que se entiende, publicar los cambios con un sistema tradicional, mantenerlo al día y crear un sistema de búsqueda eficiente. En un Wiki, buena parte del trabajo está hecho o lo hacen los interesados.

Cada vez hay mayor oferta, y de mayor calidad, de software empresarial libre. Sin embargo parece que no acaba de despegar. Personalmente, recomiendo a todo el mundo el uso de Firefox, Thunderbird, OpenOffice, Gimp, y cualquier otro software que vea que le puede servir, tanto si es para uso personal como empresarial.

Habitualmente sigo este orden, ya que van de más simple sustitución a más compleja. Algunos dan el salto, pero para otros la inercia puede mucho, y seguramente también hay un poco de desconfianza.

Para empresas pequeñas la principal ventaja es el coste. Basta con calcular el precio de 5 licencias de MS Office para empezar a ver el ahorro. Para las grandes, además existe la posibilidad de personalizar las aplicaciones de forma que se ajusten a sus necesidades.

Por la parte negativa hay dos problemas. Es tan fácil piratear que muchos usuarios no se plantean otra alternativa, lo cual los ata a estas soluciones y a su vez repercute en la empresa. Lo mismo ocurre con colegios, academias, etc, donde además se escudan en enseñar la opción más utilizada. Un círculo vicioso.

En el mismo sentido, adoptar un nuevo software requiere cierto esfuerzo. En el caso de Firefox o de OpenOffice no es demasiado, sin embargo GIMP o vtiger sí que requieren formación específica, por poner dos ejemplos.

Además casi ningún desarrollador de software libre puede permitirse la inversión en publicidad que hacen los productos comerciales, y eso también pesa. Es cierto que en algunos casos la funcionalidad que ofrecen es superior, pero el 99% de los usuarios nunca la necesita.

De cualquier manera, siempre que necesito alguna aplicación, busco antes que nada en sourceforge, download o simplemente google. De hecho, así he encontrado grandes utilidades como XnView, WinSQL o TightVNC.
He dejado fuera intencionadamente Linux, probablemente el proyecto más importante. Hace años intenté instalarlo, pero el soporte de modem, video, audio, etc. era aún rudimentario y no pude hacer mucho con él, es mi asignatura pendiente.

Por mi parte, salvo las aplicaciones de gestión específicas, es muy muy raro que no pueda encontrar una alternativa libre a lo que necesito en cada momento.